השגרה המשרדית יכולה לעיתים לשחוק גם את הצוותים המגובשים ביותר. המחשבים, המזגן, קירות הגבס הלבנים – כולם מייצרים סביבת עבודה יעילה, אך לעיתים חסרת השראה. כאן נכנס לתמונה הקסם של הטבע. אנחנו ב-אדמה מפיקים בשטח מאמינים שאין תחליף לאנרגיה של כיפת השמיים, לרוח המלטפת ולמרחבים הפתוחים כדי להפיח חיים חדשים בצוות שלכם. מניסיוני האישי לאורך השנים, ראיתי כיצד המעבר מהמשרד הממוזג אל השטח הפתוח משנה לחלוטין את הדינמיקה בין העובדים. אני זוכר אירוע מיוחד שהפקנו ביער בן שמן: בתחילת היום, אנשים עוד החזיקו את הטלפונים הניידים בחשש וענו למיילים דחופים. אך כעבור שעה קלה, סביב שולחנות העץ הפשוטים וריח הקפה השחור המתבשל על הגזייה, כל המחיצות נפלו. אנשים שלא דיברו חודשים במשרד מצאו את עצמם משוחחים וצוחקים יחד כמו חברים ותיקים. זהו כוחו של הטבע, ואת הכוח הזה אתם יכולים לרתום בעצמכם. אם החלטתם לקחת את המושכות ולהפיק אירוע כזה בעצמכם, הכנו עבורכם מדריך שלב אחר שלב שיעזור לכם לתכנן אירוע מנצח, בטוח ובלתי נשכח.
שלב 1: בחירת הלוקיישן המושלם ואישורים נדרשים
הצעד הראשון והחשוב ביותר הוא בחירת המיקום. ישראל שופעת בנופים מרהיבים – מחופי הים התיכון, דרך חורשות הגליל הירוקות ועד למדבר הפתוח והשקט. עם זאת, הפקה בטבע דורשת התחשבות בחוקים ובתקנות מקומיות. ודאו שהשטח שבו בחרתם אינו שמורת טבע סגורה ללא היתר מיוחד, וכי המועצה המקומית או קק"ל מאשרות שהייה והקמת ציוד במקום. אל תוותרו על סיור שטח מקדים בשעה המדויקת שבה מתוכנן האירוע כדי להבין את כיווני השמש, עוצמת הרוח והצל הטבעי שהמקום מציע. כמו כן, בדקו מראש את נתיב הנסיעה עבור משאיות הספקים שצריכות לפרוק ציוד כבד בשטח.
שלב 2: תשתיות, לוגיסטיקה והתאמת השטח
בניגוד לאולם אירועים סגור, בטבע אין שקעי חשמל בקירות, ברזים זורמים או תאי שירותים מובנים. תכנון לוגיסטי מדויק ומקצועי הוא הסוד האמיתי של הפקת אירועי חברה בשטח פתוח. עליכם לדאוג למספר תשתיות קריטיות: ראשית, מערכות חשמל ותאורה – חשבו היטב את צריכת החשמל של התאורה, מערכות הגברה ומקררי המזון, ומומלץ תמיד להביא גנרטור גיבוי למקרה של תקלה. שנית, שירותים ניידים – אל תתפשרו על שירותים כימיים פשוטים, אלא השקיעו בקרונות שירותים מפוארים, ממוזגים ונקיים שיעניקו לעובדים תחושת נוחות מקסימלית. שלישית, פתרונות הצללה וחימום – בהתאם לעונה ולמזג האוויר, דאגו לרשתות צל מאווררות ורחבות או לאוהלים סגורים וחמימים המצוידים בפטריות חימום עוצמתיות.
שלב 3: תוכן, קולינריה ואווירה מקרבת
כדי לייצר אירוע חברה מגבש, התוכן והאקטיביטיז חייבים להתאים לאופי השטח והטבע סביבכם. במקום הרצאות פרונטליות משעממות או מצגות משרדיות, לכו על סדנאות אקטיביות ומחברות: סדנאות בישול שטח חווייתיות, משחקי ODT מאתגרים שמחייבים שיתוף פעולה צוותי, או מעגל מתופפים סביב המדורה בשעות הערב. בגזרת האוכל, מומלץ לבחור בתפריט שטח עשיר ומשודרג – החל מנתחי אסאדו משובחים בבישול איטי ועד לטאבון פיצות חמות ופוקאצ'ות ריחניות שנעשות ישירות מול האורחים. הריח המפתה של העשן בשילוב עם חומרי הגלם הטריים יוצר חוויה קולינרית ייחודית שאי אפשר לשחזר באף מסעדת יוקרה עירונית.
שלב 4: שמירה על הטבע, נגישות ובטיחות
שטח פתוח דורש מאיתנו לגלות אחריות רבה, הן כלפי המשתתפים והן כלפי הסביבה. ודאו שיש לכם תיק עזרה ראשונה מקיף ומאובזר בשטח ואדם מוסמך שמנוסה בהגשת עזרה ראשונה. בנוסף, חשוב לוודא כי דרכי הגישה נוחות ובטוחות לכלל העובדים, כולל רכבים פרטיים נמוכים. במידת הצורך, ארגנו הסעה מאורגנת ונוחה מנקודה מרכזית – זה פותר את בעיות הניווט ומאפשר לעובדים להתחיל את הגיבוש כבר במהלך הנסיעה המשותפת. לבסוף, שמירה על הניקיון היא ערך עליון. דאגו לפרוס פחי אשפה רבים ומעוצבים ברחבי השטח, ואספו את כל הפסולת בסיום האירוע כדי להשאיר את הטבע נקי בדיוק כפי שקיבלתם אותו.
מתי כדאי להיעזר במקצוענים?
הפקת אירוע באופן עצמאי יכולה להיות הרפתקה מהנה ומגבשת מאוד, אך היא דורשת משאבים רבים, זמן עבודה יקר, התרוצצויות בלתי פוסקות ותיאומים מורכבים מול עשרות ספקי קצה שונים. לעיתים, תקלות קטנות ובלתי צפויות בשטח – כמו גנרטור שפתאום מפסיק לעבוד, מחסור במי קרח ביום חם או בעיות ברישוי ובאישורים – עלולות להעיב על האירוע כולו ולייצר לחץ מיותר. אם אתם מעדיפים להגיע לאירוע שלכם כאורחים מן המניין, ליהנות בראש שקט לחלוטין ולדעת שכל פרט ופרט מתוכנן ומבוצע ברמת הדיוק הגבוהה ביותר, חברת אדמה מפיקים בשטח כאן בשבילכם. עם ניסיון עשיר בשטח מאז שנת 2012, אנו מתמחים בהפקת אירועים בטבע ומציעים ליווי מקצועי צמוד, שקיפות מלאה והפקה מרהיבה מאפס ועד לפרט האחרון, כדי להבטיח לכם חוויה אישית, בטוחה ובלתי נשכחת.
נכתב על ידי: יוסף לוי
